Řízení projektů v systému Jira? Žádný problém! Už dávno neplatí, že Jira je „jen“ nástroj pro ticketing.
V dnešním blogu se podíváme na možnosti projektového managementu v nástroji Jira. Začneme však podstatou samotného projektového managementu – co je to tedy projekt a projektový management?

Projekt

• je soubor činností a procesů
• má za cíl zavést, vytvořit nebo změnit něco konkrétního
• je jedinečný, nejedná se o běžnou činnost
• má datum zahájení a ukončení
• zohledňuje časová a finanční omezení a různé zdroje

Každý projekt je jedinečný, přesto mohou mít různé projekty mnoho společného – např. fáze projektu, způsoby řízení, definice procesů atd.

Projektový management

• je řízení souboru činností a procesů = řízení projektu
• má za úkol dosáhnout všech cílů a úkolů vyplývajících z projektů
• optimalizuje a efektivně řídí činnosti
• je studováno a diskutováno na mezinárodní úrovni různými specializovanými organizacemi, které definují standardy a metodiky pro řízení projektů
• může být implementován pomocí nástrojů a softwaru

Jedním z představitelů nástrojů pro řízení projektů je Jira.

Řízení projektů v Jira

V závislosti na zvolené metodice řízení projektů pokrývá Jira potřeby jednoduchého řízení projektů již ve své standardní konfiguraci. Umožňuje vytvářet a přiřazovat úkoly, nastavovat termíny, sledovat jejich plnění a další. Konkrétní procesy lze realizovat formou pracovních postupů Jira, tj. definovat možné stavy pro dané úkoly nebo činnosti. Stejnými procesy pak lze řídit více projektů (existující projekt Jira může sloužit jako šablona pro nový projekt).

Přehled úkolů – stav vs. řešitel (gadget Jira na panelu Jira), příklad pracovního postupu Jira.

Jira Software nabízí agilní řízení projektů (Scrum, Kanban, Kanplan) jako krabicové řešení, protože obsahuje nadstavbu agilní nástěnky. Většinou se jedná o projekty vývoje softwaru, ale v systému Jira lze agilně řídit i projekty, které se netýkají IT.

Scrum board a backlog v Jira.

Při práci na projektu je důležitá také komunikace mezi členy projektového týmu – Jira tento úkol zvládá dokonale – komentování úkolů spolu s @-mention zajistí, že se každá důležitá informace dostane ke správnému zaměstnanci a nezapomene se na ni v řetězci e-mailů. Možnost sledovat konkrétní úkol a dostávat všechna oznámení s ním spojená je už jen třešničkou na dortu.

Nesmíme zapomenout, že díky flexibilitě nástroje Jira lze konfigurovat mnoho věcí – různé atributy/políčka, stavy, přechody, automatizace, oprávnění a notifikace…

Pokud potřebujete dokumentaci k danému projektu, přichází ke slovu Confluence – samostatný (ale s Jirou plně integrovaný) wiki nástroj od společnosti Atlassian.

Příklad možné šablony v Confluence a příklad prostoru Confluence, který se může vztahovat k jednomu nebo více projektům či zaměstnancům.

Aplikace Jira pro řízení projektů

Řízení projektů samozřejmě není jen o definování úkolů a jejich sledování. Jedná se o komplexní téma, které je neodmyslitelně spjato s celou firmou či organizací. Zahrnuje potřeby, jako je schopnost plánovat kroky a definovat milníky, možnost zaznamenávat vynaloženou práci (celkově i po jednotlivých položkách) nebo podrobně plánovat a zaznamenávat rozpočty a náklady. Ve středních a větších firmách se nesetkáváme pouze s projektovým řízením, zde můžeme hovořit také o řízení portfolia a programu. Ani zde se všechny projekty neřídí jednou a tou samou metodikou.

Na platformě Atlassian Marketplace existuje řada aplikací Jira souvisejících s řízením projektů. Různé aplikace se mohou vzájemně doplňovat, na druhou stranu mohou být v některých případech nadbytečné. V následujících odstavcích si stručně představíme některé z nejoblíbenějších aplikací Jira pro řízení projektů, které používají i velké známé společnosti a nadnárodní organizace (SONY, Volkswagen, EA, Disney, LG, HP, NASA, BOSCH, SIEMENS, Panasonic, Virgin, TESLA…).

Poznámka: některých funkcí lze v systému Jira dosáhnout také vytvořením nových typů problémů a odpovídajících pracovních postupů a polí nebo vytvořením specifických filtrů a panelů – příkladem může být evidence milníků nebo rizik. Některé aplikace Jira mohou tuto funkcionalitu zapouzdřit a nabídnout ji jako hotové řešení. Ne vždy je však nutné sáhnout po aplikaci Jira, někdy si stačí s jejími možnostmi „pohrát“.

BigGantt, BigPicture a BigPicture Enterprise

Častým požadavkem při řízení projektů metodou Waterfall je Ganttův diagram. Zavedeným hráčem v této oblasti je Microsoft Project. Aplikace BigGantt – Gantt Chart for Jira (nebo alternativa WBS Gantt-Chart for Jira) nabízí v systému Jira Ganttův diagram v podobném stylu jako MS Project. Obrovskou výhodou je integrace s Jirou, tj. úkoly naplánované v Ganttu lze přiřadit konkrétním zaměstnancům. Následně lze generovat různé přehledy zobrazující stav určených úkolů. Samozřejmostí jsou i funkce jako výpočet kritické cesty, pamatování na tzv. baseline nebo vytváření závislostí mezi úkoly.

BigGantt Ganttův diagram v aplikaci Jira. Všimněte si, že v levé části je zobrazena takzvaná WBS (Work Breakdown Structure) a v pravé části samotný Ganttův diagram.

BigGantt (také WBS Gantt) zahrnuje také zjednodušené řízení lidských zdrojů – poskytuje manažerovi důležitý pohled na kapacitu a rozdělení členů jeho projektového týmu.

Zobrazení zdrojů BigGantt (zdroj obrázku).

Jira aplikace BigPicture – Project Management & PPM obsahuje ve srovnání s aplikací BigGantt další moduly, nejen Ganttův diagram (+ další možnosti). Umožňuje například zobrazit identifikovaná rizika v matici – Risk Matrix.

Risk Matrix v BigPicture (zdroj obrázku).

V neposlední řadě nabízí BigPicture v případě agilního řízení projektů další dva pohledy – Board a Roadmap.

Modul Board zobrazuje sprinty ve sloupcích a jednotlivé týmy spolupracující na řešení v řádcích. V buňce se zobrazují všechny úkoly Jira, které jsou v daném sprintu pro daný tým naplánovány. Kromě toho nástěnka obsahuje dva backlogy – jeden pro úkoly, které nejsou naplánovány v žádném sprintu, a druhý pro úkoly naplánované ve sprintu, ale nepřidělené žádnému týmu. Tato nástěnka pokrývá také potřeby tzv. Program Boardu během PI Planningu v případě řízení projektu pomocí metodiky SAFe (Scaled Agile Framework). Pro úplnost informací dodáváme, že SAFe je podporováno v BigPicture Enterprise (nadstavba nad BigPicture). Standardní BigPicture obsahuje pohled Board, ale jedna kadence (iterace řešení) bude obsahovat pouze jeden sprint. BigPicture Enterprise umožňuje, aby v jedné kadenci bylo obsaženo více různých sprintů, což je nutné u rozsáhlých řešení, kde spolupracuje více týmů.

BigPicture Enterprise – modul Board. Sloupce a kadence odpovídají sprintům, řádky jednotlivým týmům. Buňky obsahují úkoly patřící k danému sprintu a týmu. Zelené a červené čáry znázorňují závislosti mezi úkoly – odrážejí linie problémů v systému Jira.

Modul Roadmap umožňuje spravovat cíle přírůstku programu – tento modul pokrývá potřeby metodiky SAFe. Oproti modulu Board se tento modul zaměřuje na plánování na vyšší úrovni (tj. ne na konkrétní úkoly) – co je v kterém programovém inkrementu plánováno (neřeší, jak toho má být dosaženo), je vlastně obdobou sprintových cílů.

BigPicture Enterprise – modul Roadmap (zdroj obrázku). Každý sloupec představuje jeden přírůstek programu. V rámci přírůstku programu jsou definovány cíle.

Tempo Timesheets, Tempo Budgets a Tempo Planner

Každá aplikace z této trojice se zaměřuje na jinou část (nejen) projektového řízení, ale spolupracují pro maximální transparentnost a efektivitu při řízení projektů (portfolia nebo programu). Pokud budete používat všechny tři aplikace, získáte kompletní řešení pro spolupráci zaměstnanců, plánování (nejen) lidských zdrojů, řízení rozpočtu projektu a reporting. Základním prvkem, který je společný všem třem aplikacím, je Tempo Team. Tempo Team obsahuje členy, kterým lze přiřadit různé role, hodinové sazby, pracovní dobu nebo rozvrh pracovních dnů a svátků. Zajímavé je, že Tempo Team (název, členové, pracovní doba…) lze také importovat/synchronizovat do BigPicture Enterprise, tj. tyto aplikace se mohou v některých ohledech doplňovat.

Tempo Timesheets je primárně určen k získání podrobného přehledu o výkazech zaměstnanců. Zjednodušuje evidenci timesheetů pro zaměstnance a kontrolu pro nadřízené. Samozřejmě zaručuje spolehlivé údaje pro reporting, účetnictví a generování faktur klientům či zákazníkům. Tempo Timesheets poskytuje pohledy z různých úrovní – od nejpodrobnějších (kdo, kolik, kdy a za jakých okolností vykázal času na jaký úkol, na jaké nákladové středisko, v jakém projektu…) až po souhrnné (kolik práce bylo vykázáno na projekt či nákladové středisko, kterým týmem).

Zobrazení pro vedoucího týmu – vidí, kdy a kolik času strávil který člen jeho týmu na kterém úkolu.

Pohled zaměstnance na jeho týden – v který den má naplánovanou práci na jakou úlohu () a kolik času vykázal ().

Zobrazení nákladového střediska – kolik času vykázala osoba v týmové roli + přepočet na základě sazby – podklad pro fakturaci.

Analýza vykázané práce daného týmu – kolik času lze vyúčtovat, kolik času se započítává do provozních nákladů.

Tempo Budgets vám umožní kontrolovat a plánovat náklady na projekt, příjmy, a tedy i zisk. Umožňuje také řízení zdrojů. Jak již název napovídá, cílem je plánovat a evidovat rozpočty projektů. Projekty lze hierarchicky uspořádat do portfolia nebo programu. Tímto způsobem lze rozpočty sledovat i na nejvyšší úrovni. Tempo Budgets je jedinou aplikací pro Jira, která umožňuje aplikaci analytických postupů EVM (Earned Value Managmenet).

Pohled na časovou osu tří projektů programu.

Základní přehled o „zdraví“ projektu v rozpočtech Tempo.

Pohled na projektový tým – také s hodinovými sazbami, které se promítají do nákladů projektu na základě vykazování úkolů daného pracovníka.

Plánování práce na daném projektu v rozpočtech Tempo.

Evidence plánovaných a skutečných nákladů – CAPEX, OPEX a FINEX. Náklady lze také automaticky opakovat (např. měsíční pronájem serveru atd.) a importovat ze souborů CSV.

Tempo Budgets nabízí řadu sestav, z nichž jedna je sestava zobrazující rozdíl mezi plánovanými a skutečnými hodnotami nákladů (nebo výnosů). Další například zobrazuje výstup hodnot z EVM.

Tempo Planner rozšiřuje možnosti plánování lidských zdrojů v aplikaci Tempo Budgets. Může však fungovat i samostatně. Zaměřuje se na přímé a snadné řízení týmů/lidských zdrojů – umožňuje rychle identifikovat volné členy týmu, kteří nejsou plně alokováni, nebo přeplánované a dlouhodobě přetížené jedince.

Dva různé pohledy na plánování týmu testerů v jednom týdnu.

Portfolio for Jira

Aplikace Portfolio for Jira je přímo od společnosti Atlassian. O této aplikaci Jira si povíme více v některém z příštích blogů.

Spoiler Alert

PS: Těšíme se na novinku z Atlassian světa – Jira Align – tento produkt byl znám pod názvem AgileCraft, v březnu 2019 Atlassian oznámil jeho koupi na blogu.

AgileCraft je označen jako lídr v oblasti Enterprise Agile plánovacích nástrojů (Gartner Magic Quadrant 04/2019). Orientuje se na škálování Agile – od týmové úrovně výše.

V dohledné době vám přineseme další informace o tomto produktu.

Samuel Titka

Atlassian konzultant

Naše řešení Atlassian

Pokud vás toto téma zajímá, podívejte se na video o Scrumu, Kanbanu a agilních zprávách, kde se dozvíte, jak tyto metody fungují.