Confluence jako nástroj pro podporu spolupráce týmů

Každý tým, který je závislí na efektivní spolupráci a poskytování služeb, hledá způsob, jak si zjednodušit a sjednotit vytváření a sdílení dokumentů, znalostí, vstupů a výstupů. Pro klienty, kteří takový nástroj hledají, je Confluence ideálním řešením.

Proč si vybrat Confluence jako nástroj pro spolupráci v týmu?

Rychlé vytváření a správa obsahu

Obsah můžete vytvářet jednoduše jedním kliknutím. Články lze rozdělit do struktur, různých typů obsahu a následně na ně aplikovat filtry a vytvářet dashbordy a náhledy. Confluence umožňuje vytváření vlastních šablon s předdefinovaným obsahem a formátováním.

Pro vybrané typy dokumentů jsou k dispozici předpřipravené funkce vázané na typy dokumentů (znalostní báze, blogy, zápisníky z jednání, postupy, známé chyby, jak na to a podobně).

Confluence umožňuje:

• fulltextové vyhledávání a filtrování na základě parametrů nebo obsahu,
• vytváření značek (labelů) a individuálně konfigurovatelných parametrů dokumentů,
• efektivní řízení, odkazování, vyhledávání a zobrazování obsahu napříč pracovními prostory.

Spolupráce při tvorbě obsahu

Obsah může upravovat více uživatelů současně online, přirozeně se vytváří historie verzí včetně možnosti porovnání a detekce rozdílů mezi nimi.

Při revizích a schvalování obsahu dokumentů je možné využít adresované komentáře včetně agendy související s jejich zpracováním (komentáře, odpovědi, stav vyřešení a podobně).

Spolupráce v týmu

Confluence není jen úložištěm informací a dokumentů, ale také centrálním místem pro řízení týmu, sdílení informací, distribuci novinek, ale i formální dokumentace.

Využívá se jako komunikační nástroj pro sledování stavu projektů a aktivit, pro řízení důležitých událostí, jako centrální rozcestník a jako úložiště vzdělávacích a provozních dokumentů dostupných pro interní i externí uživatele.

• S pomocí vestavěného kalendáře je možné sledovat aktuální události a absenci členů týmu.
• Díky úkolům v rámci jednotlivých dokumentů je možné zadávat úkoly a vyhodnocovat jejich plnění.
• Přes dashboardy a zprávy je možné aktivně řídit a sdílet informace uložené v Confluence.

S nativní integrací s Jira vzniká velmi silný nástroj na řízení, správu, realizaci a dokumentaci jakýchkoli agend, procesů nebo služeb.

Pro Confluence existuje více než 1 000 rozšíření dostupných na Atlassian Marketplace, které výrazně rozšiřují funkce a možnosti využití Confluence (integrace s nástroji třetích stran, například Teams, Sharepoint, Google Drive a podobně, rozšířené formátování a design obsahu, exporty do vybraných formátů dokumentů a mnoho dalších).

Více o spolupráci v Confluence se dočtete v našich blozích –

Confluence vám pomůže vytěžit maximum z vaší znalostní báze

Proč je Confluence vhodným nástrojem pro vzdálenou týmovou spolupráci

Lepší spolupráce zaměstnanců: úspěšný příběh implementace Confluence

Dostupnost a bezpečnost

Confluence umožňuje řídit přístupy až na úroveň jednotlivých dokumentů a oddělit tak interní nebo citlivé informace od informací veřejných. Je dostupná ve verzi pro mobilní aplikace nebo v rozhraní webového prohlížeče a dá se, v závislosti na interních bezpečnostních pravidlech, distribuovat i veřejnosti.

Podle potřeb klienta je možné implementovat On-Premise (DataCenter) nebo cloudovou verzi Confluence.

Pro mnohé klienty je cloudová verze první volbou. Umožňuje rychlou a relativně levnou implementaci a rychlé využití bez nutnosti řešit vlastní IT infrastrukturu, a přitom rychle sdílet obsah v týmu nebo i veřejně. 

Jira, nástroj na řízení a realizaci (nejen) projektů

Confluence je vynikající nástroj na uchovávání a sdílení informací, umožňuje zaznamenat nebo vytvořit jakýkoli obsah spojený s agendou týmů. Tuto agendu je však potřebné řídit a sledovat její realizaci. Vzniká potřeba zabezpečit jednoznačné a správné předávání mezi týmy a zabezpečit úplnost dodávky nebo výstupů.

V takovém případě se do společnosti k Confluence přidává Jira – nástroj orientovaný na realizaci a řízení úkolů a procesů. Procesně orientované nástroje jsou velkým pomocníkem při digitalizaci nebo standardizaci postupů a agendy v rámci společnosti. Umožňují sledovat stavy, řídit a standardizovat průběh agendy a také nastavit jednoznačná a transparentní pravidla a postupy při jejich realizaci.

V Atlassian světě si naši klienti mohou vybírat mezi cloudovými a On-Premise (DataCenter) produkty:

• Jira Software (JSW) – produkt určený pro jakoukoli agendu, kde je potřeba dodržovat předepsané postupy, řídit a mít přehled o stavu dodávek nebo realizace, řídit zdroje, plánovat a mít přehled o projektech a službách, a zabezpečit efektivní spolupráci mezi všemi účastníky procesu.
  • Klienti si tuto možnost vybírají pro její univerzálnost a komplexní rozsah funkcí zaměřených na řízení změn, procesů a projektů a také na zabezpečení efektivní dodávky služeb externím i interním klientům.
  • JSW je také první volbou pro řízení projektů, pro které je připravená sada rozšíření tak, aby pokryla kompletní škálu potřeb projektových a delivery manažerů, ale i všech fází projektového řízení:
    • plánování a řízení projektů například pomocí Advance Roadmaps,
    • sledování stavu projektů a jejich reporting například pomocí Scrum a Kanban boardů,
    • plánování a řízení lidských zdrojů pro realizaci například pomocí rozšíření Tempo,
    • řízení a plánování akceptačních testů například pomocí rozšíření xRay,
    • a mnoho dalších včetně integrace s nástroji třetích stran, například při tvorbě business-oriented reportů pro management, finance, architekturu nebo oddělení lidských zdrojů.

• Jira Service Management (JSM) – produkt, který vznikl primárně na podporu řízení, dodávky a služeb. Původně byl vytvořen pro IT oblasti, v současnosti je však využíván napříč různými odvětvími a obsahuje unikátní funkce, které pokrývají široké spektrum potřeb na zabezpečení kvalitních a úplných služeb.
  • Klientský portál určený jako jednoduché rozhraní pro zadávání požadavků na služby a interakci mezi klientem a řešitelem.
  • Konfigurační/Asset databáze (dostupná pro verze Data Center a Cloud Premium a Enterprise) umožňuje jednoduše a efektivně vytvořit a spravovat úplnou databázi aktiv včetně jejich propojení a využití v ticketech Jira (například ICT infrastruktura, seznamy produktů, obsah skladů, organizační struktury a podobně).
  • Podpora pro efektivní dodávku služeb například prostřednictvím SLA ticketů, tvorba širokého spektra přehledů o stavu ticketů, jejich prioritách a detailech, integrace s Confluence jako znalostní a self-service základnou a podobně.

• Jira Work Management (JWM) – cloudová verze vhodná pro procesy, agendy a služby, které vyžadují komplexní a efektivní spolupráci mezi týmy.
  • Tato verze se často volí, když klient potřebuje mít přehled o agendě a službách a jejich stavech, kterými prochází více týmů. Často se kombinuje s JSW nebo JSM produkty.
  • Ekonomicky je výhodnější z hlediska ceny za jednotlivé licence.

Confluence a Jira, nerozlučný vztah a partnerství

Atlassian všechny svoje produkty integruje s cílem co nejefektivněji využít jejich schopnosti v rámci jednoho komplexního ekosystému.

Confluence je nástroj, který může odpovědět na otázky „kdo“, „kdy“, „kde“, „jak“ a „co“ pro jakoukoli agendu.

Jira dokáže prostřednictvím ticketů a řízeného WF zabezpečit, že odpovědi na tyto otázky jsou prakticky realizovány.

• Confluence dokáže aktivně zobrazovat a aktivovat obsah Jira – vytvářet tickety, zobrazovat přehledy a reporty z Jira obsahem, logicky dělit typy agendy a dokumentů podle projektů Jira.
• Z Jira mohou přímo, jedním kliknutím, vznikat v Confluence dokumenty založené na obsahu tickethů pomocí šablon (například protokoly, články typu Known-Error, Incident Resolution nebo například User Guide nebo Self-Service Guide.)
• Jira využívá obsah Confluence například jako:
  • „nápovědač“ pro řešitele při řešení ticketů (např. návody při řešení uživatelských požadavků),
  • pro klienty dokáže v rámci JSM Customer Portálu zobrazovat nápovědy nebo články, které jim pomohou se zadáváním požadavků nebo získáváním informací bez nutnosti kontaktovat řešitelské týmy.
  • jakýkoliv článek Confluence může být navázán/připojen do ticketu v Jira a zabezpečit tak „jediné místo pravdy“ při sdílení podkladů nebo výstupů.

Naši klienti velmi často začínají s Jira jako procesním nástrojem, který jim usnadní řízení dodávek nebo zefektivní aktuální spolupráci mezi řešiteli.

Confluence se k Jira přidává v okamžiku, kdy je potřebné tuto spolupráci nebo dodávky popsat, standardizovat nebo vytvořit společný pracovní prostor, ve kterém bude možné jednoznačně, jednoduše a transparentně zaznamenávat nebo sdílet informace.

Jak mohou naši klienti využít Confluence a Jira?

Digitalizace

• Confluence – je prostor pro základní analýzu a popis agendy, postupů, popisu procesů, základních artefaktů, účastníků a metodiky.
• Jira – následně slouží jako nástroj, který dokáže „zabezpečit rozhraní mezi klientem a řešitelem“ a přesouvat se do jednoduchých a řízených kroků pro agendy, které se často opakují nebo vyžadují řízení, schvalování nebo správnou realizaci.

Projektový management

• Confluence – slouží na vytváření a řízení projektové dokumentace, řízení a vytváření formálních výstupů a dokumentů (smlouvy, akceptační protokoly, nabídky a podobně), řízení týmů (přehledy úkolů, zápisnice z jednání a podobně) a sdílení a přenos informací napříč projektovým týmem a všemi účastníky projektů.
• Jira – řídí část nebo celý proces projektového řízení na různých úrovních (program, iniciativa, projekt, sprinty, úkoly, podúkoly a podobně) včetně reportingu a plánování, řízení lidských zdrojů, rozpočtu, plnění časového plánu, řízení rizik a podobně.

„Změnový management / Vývoj“ – Začátek, analýza, vývoj, implementace, provoz

• Confluence – v rámci Confluence vznikají různé dokumenty související s vytvářením nových „produktů nebo služeb“ – popis požadavků, analytické dokumenty, návrhy řešení, vývojová dokumentace, postupy a návody na implementaci, testovací scénáře a protokoly, uživatelské příručky, školení materiály a provozní dokumentace.
• Jira pak zabezpečuje efektivní řízení a realizaci jednotlivých procesů životního cyklu změny – schvalování, realizaci analytických aktivit, přenos řízení subdodávek mezi odbornými týmy, plánování a řízení lidských zdrojů (plánování, alokace, využití, vykazování a vyhodnocování jejich využití) a podobně.

Podpora interních a externích zákazníků

• Confluence – je základním zdrojem návodů a podporných dokumentů a informací pro externí klienty (z veřejného prostoru, například zákazníků e-shopu), nebo interních klientů (například zaměstnanců), jako postupy, normy, self-servisní dokumenty a podobně.
• Jira – řeší publikační workflow dokumentů, nebo zobrazuje obsah Confluence například na portálu zákazníka podle vybraných typů požadavků nebo zobrazuje řešitelům postupy nebo best-practice řešení pro danou žádost/požadavek.

Standardizace / Formalizace

• Confluence – je často využívána jako centrální bod pravdy pro interní předpisy a normy, standardizaci a formální popis vybrané oblasti v rámci společnosti.
• Jira – v Jira vznikají jednoduché schvalovací workflow na schválení nebo verifikaci těchto dokumentů, nebo se stává místem, kam jsou jednotlivé zformalizované agendy/procesy přesměrovány.

Školicí a znalostní centrum

• Confluence – je využívána jako zdroj školicích materiálů, elektronického vzdělávání, popisů, návodů. Nebo centrální uložiště znalostí, interních/externích článků, například pro marketing, lektory, mentory nebo týmy zodpovědné za přenos znalostí a zkušeností.
• Jira – může být využita jako redakční systém nebo řídí stav certifikace, objednávky školení, přidělení úkolů a vzdělávání zaměstnanců a podobně.

Systém na správu dokumentů

• Confluence – je využívána jako úložiště dokumentů, článků nebo rozcestník do externích nástrojů obsahujících řízené dokumenty. Confluence také slouží jako místo pro vytváření a spolupráci při tvorbě dokumentů, které jsou poté uloženy v Confluence nebo mají jiný životní cyklus mimo Confluence.
• Jira – často slouží jako klient Confluence, tedy využívá obsah Confluence ve svých pracovních postupech, nebo jsou zavedeny procesy na řízení dokumentů a jejich životního cyklu. Obvykle zahrnuje schvalování a spolupráci při tvorbě dokumentů, případně komplexní redakční systém, který zajišťuje fáze od návrhu obsahu až po zveřejnění dokumentu. Může se v něm také řešit životní cyklus dokumentů, jako jsou pravidelné revize, aktualizace, nebo řízení archivace dokumentů a podobně.

…a mnoho, mnoho dalších možností podle vašich potřeb a fantazie.

Hubert Máša

Atlassian konzultant

Pokud potřebujete pomoc od expertů se zavedením nebo nastavením produktů od Atlassian nebo hledáte rady, jak je co nejefektivněji využít ve své firmě, neváhejte nás kontaktovat.

Naše řešení od Atlassian