Co je Facility Management?
Facility management lze definovat jako nástroje a služby, které podporují funkčnost, bezpečnost a udržitelnost budov, pozemků, infrastruktury a nemovitostí. Každá společnost, která spravuje nějaký typ majetku, zařízení, nástroje nebo například sklad, alespoň jednou za čas využije některé postupy nebo provede úkony, aby zajistila jejich funkčnost, získala aktuální přehled nebo poskytla nějakou službu v rámci jejich standardního používání. Podporuje nebo zvyšuje efektivitu primárních služeb poskytovaných firmou. Velmi často je lze kombinovat s dalšími procesy nebo metodikami, např. skladovým hospodářstvím, inventarizací majetku, Asset Managementem, Service Desk apod.
Řešení Atlassian jsou vhodnou platformou pro Facility Management.
Ve společnosti EEA, part of BIQ Group, je Facility Management implementován v rámci nástrojů Atlassian. Tyto nástroje podporují procesní i provozní potřeby našich zákazníků. Standardní součástí řešení je databáze CMDB/Asset Management Insight a implementace procesů v systému Jira, kterou lze podpořit dokumentační základnou v Confluence.
Proč si vybrat Jiru pro Facility Management?
Jira může poskytnout řešení a přinést transparentnost v této oblasti, stejně jako měřitelné výsledky, které jsou srovnatelné v čase. Pomocí systému Jira je možné snížit počet podnikového softwaru a zajistit lepší integraci a následnou automatizaci řady úkolů. Jira je univerzální nástroj pro digitalizaci a řízení podnikových procesů.
Výborným doplňkem je aplikace vyvinutá EEA, part of BiQ Group – GeoData for Jira, nástroj, s jehož pomocí můžete své úkoly zviditelnit na mapě. A proč se zmiňujeme o naší aplikaci? Protože když vidíte data na mapě, vidíte vše mnohem jasněji. Okamžitě máte přehled o tom, které oblasti jsou nejvytíženější, v případě servisních úkonů můžete snadno naplánovat trasu pro svého zaměstnance.
Vaše strategická rozhodnutí budou nesrovnatelně efektivnější, a dokonce můžete najít geografické souvislosti mezi různými problémy a úkoly, které právě řešíte. Vizualizace dat navíc ušetří vaší firmě čas a další cenné zdroje.
Ponořme se hlouběji do správy zařízení
Mezi standardní témata Facility Managementu patří provádění údržby/revizí/odborných technických prohlídek, sledování a odstraňování poruch a závad, záruční/garanční servis, činnosti související s požární ochranou nebo bezpečností a ochranou zdraví při práci (BOZP) atd.
Facility management je velmi často spojen se seznamem majetku, na který se mají služby vztahovat, a s podporou servisních oddělení, kterou služby Facility managementu poskytují.
A co znamená Facility Management v praxi?
Facility management může zahrnovat 3 hlavní kategorie:
- Incident Management (Řízení incidentů)
- Maintenance Management (Řízení údržby)
- Services Management (Řízení služeb)
Řízení incidentů – řešení mimořádných událostí a akutních incidentů
Správa incidentů je obvykle spojena s ICT (informačními a komunikačními technologiemi), a proto je obvykle součástí řešení ITSM (IT Service Management). Objevuje se však i v jiných oblastech, např. v dopravě, řízení fyzické bezpečnosti, řízení lidských zdrojů, obchodních řetězcích, řízení staveb a stavebnictví atd.
Zákazníci poskytující služby ICT jsou obvykle povinni dodržovat standardy ITIL, COBIT nebo např. ISO2700 a vzhledem k jejich úzkému vztahu k IT technologiím a propojení s dalšími IT procesy (Request Fulfillment, Configuration and Asset Management, Service Level Management, Problem Management, Service Delivery, Change Management atd.) je pro ně snazší implementovat softwarové nástroje na jejich podporu.
Při nasazování správy incidentů je vhodné se inspirovat a řídit zavedenými standardy a osvědčenými postupy. Jedním z nejrozšířenějších standardů a standardem, který je převážně vyžadován od našich zákazníků, je ITIL (Information Technology Infrastructure Library), který vznikl jako sborník postupů a procesů z osvědčených praktik IT profesionálů. Postupně se vyvinul v celosvětový rámec pro IT procesy.
ITIL je mezinárodně uznávaný, často vyžadovaný národními regulačními orgány a stojí za ním silné odborné certifikace, znalosti a procesní zázemí. Jednou z hlavních výhod ITIL je, že striktně nepředepisuje, jak má implementovaný proces vypadat, ale měl by splňovat základní principy a doporučení. Být zasazen do kontextu ostatních procesů. Rozsah implementace pak lze snadno optimalizovat pro potřeby zákazníka a zejména jeho klientů/uživatelů a týmů odpovědných za řešení incidentů.
Incident slouží především k evidenci a řešení incidentů zjištěných na zařízeních, která jsou spravována v rámci Faclility Managementu.
Incidenty mohou být jakékoli výpadky, škody, mimořádné události apod. Základní kroky v rámci procesu Incident by pak bylo možné definovat následovně:
- Initiate Incident
- Analyze (Standard) Incident
- Resolve Incident
- Close Incident
- Cancel Incident
Příklad procesu:
Maintenance Managment – pravidelná údržba vašeho majetku
Slouží především k podpoře procesů, jako je pravidelná údržba položky Facility Management udržované v systému Insight.
V rámci údržby lze zpracovávat různé pravidelné činnosti, jako jsou revize, údržba, inspekce nebo jiné pravidelné činnosti. Základní kroky v rámci procesu Údržba by pak mohly být definovány takto:
- Initiate Maintenance Request
- Review Maintenance Request
- Approve Maintenance Request
- Execute Maintenance Request
- Close Maintenance Request
- Cancel Maintenance Request
Příklad procesu:
Services Management – servisní operace na vašem pozemku
Services slouží také k evidenci a řešení incidentů zjištěných v objektech, které jsou spravovány v rámci Faclility Managementu.
Services se však mohou od Incidentů lišit v krocích v rámci procesu řešení. Základní kroky v rámci procesu Služby by pak mohly být definovány takto:
- Initiate Service Request
- Review Service Request
- Approve Service Request
- Resolve Service Request
- Finalize Service Request
- Close Service Request
- Cancel Service Request
Příklad procesu:
Atlassian team EEA, part of BiQ Group
