Zvyšuje se komplexnost vašeho programu nebo služeb? Potřebujete sjednotit a sdílet znalosti a zkušenosti v týmu? Nedokážete implementovat jedno místo, formát a strukturu znalostí, postupů a různých článků a dokumentace?

Je čas hledat vhodný nástroj pro správu znalostí.

S rozvojem týmu, složitostí a komplexitou programu vzniká potřeba sjednocovat a sdílet informace a znalosti, a také spolupracovat na jejich tvorbě a zajistit aktuálnost.

Confluence je jednou z prvních voleb (nejen) pro klienty s řešením od společnosti Atlassian. Slouží především k podpoře spolupráce mezi týmy a jednotlivci, a jako hlavní úložiště kritických a klíčových dokumentů, znalostí a informací.

V kombinaci s nástroji z portfolia produktů od společnosti Atlassian, rozšířeními vyvinutými na základě potřeb skutečných uživatelů (schémata, grafy, diagramy, formátováním atd.) a propojením se systémy a řešeními třetích stran (například Google Analytics/Drive, MS Teams/Office 365 atd.) může být Confluence silným řešením pro znalostní bázi. Je použitelný napříč společností, jejími zákazníky i veřejností.

Proč Confluence?

Společnost EEA, part BiQ Group, používá Confluence pro svou interní agendu a pro své zákazníky.

Confluence je využita jako:

• Prostor pro řízení projektů a jejich vstupy a výstupy,
• Pro spolupráci a tvorbu akceptační i provozní dokumentace mezi EEA a klientem,
• Znalostní a dokumentační prostor pro oddělení obchodu, marketingu, financí, řízení lidských zdrojů, IT, konzultantů a architektů, ale i pro vrcholový management,
• Prostor pro ukládání standardů, udržování postupů, interních norem, procesů a metodiky,
• Osobní znalostní a dokumentační prostor pro specialisty, externí zaměstnance atd.

Confluence je přirozenou volbou pro uživatele produktů od společnosti Atlassian nebo pro klienty a uživatele, kteří hledají rychlé řešení pro sdílení a zaznamenávání informací nebo znalostí. (Pro společnosti s méně než 10 uživateli je také k dispozici bezplatná verze v cloudovém řešení).

Umožňuje vytvářet pracovní prostory s tematickým rozdělením obsahu a řízeným přístupem.

Disponuje také vlastnostmi, které nabízejí aktivní její využití jako znalostní báze:

• Easy to Build (snadné vytváření) – tvorba článků, struktura a rozložení obsahu, formátování, duplikace stránek, vytváření šablon, přidávání odkazů na obsah v Confluence atd., může být zvládnuto kliknutím nebo metodou Drag and Drop – cílem je zajištění maximální jednoduchosti při úpravě a správě,
• Easy to Share (snadné sdílení) – e-mailové a on-screen notifikace (komentáře, úpravy, pojmenování kolegů/uživatelů, sledování článků atd.). Řízený přístup s možností anonymního nebo veřejného režimu na úrovni Confluence nebo prostoru,
• Easy to Contribute (snadné přispívání) – přidávání úkolů, kalendář, paralelní úpravy, historie úprav, historizace verzí atd. pomáhají týmu spolupracovat při tvorbě znalostní báze,
• Easy to Search (snadné vyhledávání) – fulltext vyhledávání s využitím atributů článku/dokumentu/prostoru, náhledy a dashboardy, reporty na základě „labelů“ nebo vlastností stránky/článku,
• Easy to Manage (snadná správa) – verzování a historie úprav, detekce nového/aktualizovaného obsahu, vlastnictví/řízení přístupu, kopírování/přesun článků v rámci Confluence/struktury, dashboardy atd. umožňují jednoduchou správu a tvorbu přehledného a rychle dostupného obsahu,
• Extend by your needs (rozšiřte podle svých potřeb) – využití více než 500 rozšíření (placených nebo zdarma) pro Confluence – rozšíření formátování a stylu, schémata, reporty, exporty do vybraných typů dokumentů, integrace s softwarem třetích stran, nativní integrace s produkty od společnosti Atlassian (Jira, Insight atd.) a další.

Confluence vs. Document Management Systems

Confluence lze také používat jako jednoduchý systém pro správu dokumentů (DMS). Spolu s nástroji používanými pro správu procesů (například Jira Software/Jira Software Management/Assets) můžete vytvořit komplexní DMS pro centralizaci, správu a sdílení dokumentace, článků a jiného typu obsahu, jako jsou odkazy, dokumentační rozcestníky nebo repozitáře pro školení (školicí materiály, odkazy na vyhledávání obsahu atd.).

Confluence nemá ambici nahradit velké systémy pro správu dokumentů (DMS) a řešení. Je však více než dostatečná pro interní správu, centralizaci a sdílení dokumentů a splnění většiny auditních/regulačních požadavků týkajících se správy přístupů, logování a verzování úprav, standardizace a řízení životního cyklu dokumentů.

Confluence jako DMS

Jak můžete použít Confluence jako DMS?

• Systém pro správu obsahu dokumentu – tvorba dokumentů/článků, úpravy, formátování, šablony, komentáře a spolupráce nad obsahem, exporty do známých formátů.
• Úložiště dokumentů – vyhledávání, strukturovaný obsah, unikátní identifikátory a standardizovaná metadata, tematické kontejnery, integrace s externími úložišti dokumentů a dat (Google Drive, Office 365 atd.), dokumentační rozcestníky, rozhraní API pro integraci s třetími stranami atd.
• Řízení životního cyklu dokumentu – v rámci Confluence a vhodných rozšíření nebo ve spojení s Jira (jako systémem pro správu toku práce) a Assets (jako databází pro správu konfigurace/aktiv) je možné zavést řízení a správu kompletního životního cyklu dokumentů/článků/odkazů.
• Systém pro úpravu dokumentu – řízení přístupů a aktivace rolí v systému pro úpravu, tvorbu, schvalování, ověřování obsahu a formy, revize, publikování a archivaci jednotlivých článků lze řešit nastavením řídicích parametrů jednotlivých dokumentů a vytvořením dashboardů a implementací vhodné metodologie, případně navazováním na Workflow v JIRA.

Confluence jako centrální nástroj pro sdílení znalostí a informací

Klienti EEA, part of BiQ Group, používají Confluence v nespočetných variantách a pro různé účely:

• Customer/User services and support knowledge repository – návody, postupy samoobslužného servisu, informace o produktech a službách, pomoc při připojení k portálu služby na servisní plochu (součást Jira Service Management), atd.,
• ITSM – znalostní báze pro procesy ITSM: Průvodci pro vyřizování požadavků, Průvodci pro službu a podporu, Známé chyby, Články o řešení incidentů, Průvodce pro změny, Grip karty a podobně,
• Norms/Guides – centrální úložiště a portál pro interní normy a průvodce,
• Intranet – s využitím integrací nebo doplňkových rozšíření (například Refined) lze obsah v Confluence využívat i jako intranet,
• WIKI – zaznamenávání a sdílení interních poznámek, postupů, komentářů, administračních a konfiguračních artefaktů atd.,
• Team Contribution – spolupráce a sdílení informací a znalostí v rámci týmu na konkrétní téma,
• Library – knihovna blogů, článků, publikací, odborné a literární práce atd.

… a mnoho dalších.

Hledáte rychle a snadno implementovatelný nástroj pro správu znalostí pro váš tým? Kontaktujte nás!

Hubert Máša

Atlassian konzultant

Pokud potřebujete pomoc od expertů se zavedením nebo nastavením produktů od Atlassian nebo hledáte rady, jak je co nejefektivněji využít ve své firmě, neváhejte nás kontaktovat.

Naše řešení od Atlassian