Mohlo by se zdát, že kapacitní plánování a plánování lidských zdrojů je jedno a to samé. Opak je však pravdou – jsou to odlišné procesy s odlišnými výstupy.

Navzdory tomu, že jde o odlišné procesy, kapacitní plánování a plánování lidských zdrojů spolu úzce souvisí a samostatně by nemohly existovat. Možná také proto se tyto pojmy často zaměňují.

V dnešním blogpostu vám přiblížíme jak je za pomoci rozšíření Tempo Planner možné pokrýt tyto procesy v Jira Server.

Kapacitní plánování

Úkolem kapacitního plánování je zodpovězení otázek typu „Máme dostatek lidských zdrojů s potřebnými schopnostmi na pokrytí zvoleného projektu/ů?”

Kapacitní plánování se nezaobírá individuálními zdroji, zaměřuje se na úroveň schopností nebo týmů. V konečném důsledku tento proces pomáhá také při rozhodování jestli je třeba přijmout nové zaměstnance a jaké mají mít schopnosti nebo zdali je nutné některé projekty odložit, případně rovnou zrušit.

Protože se kapacitní plánování zaměřuje na týmy a schopnosti zaměstnanců, je správné předpokládat, že pro potřeby tohoto procesu by dané entity měly existovat v Jira nástroji, a proto Tempo Planner umožňuje vytvořit týmy zaměstnanců.

Týmy mohou odpovídat organizační struktuře, mohou být produktově nebo projektově orientované, případně mohou odpovídat schopnostem (rolím) zaměstnanců.

V průběhu přidávání zaměstnanců do týmu je možné ho přiřadit do konkrétní role (jako např. Developer, Tester, Solution Architect, …)

Samozřejmostí je možnost přiřadit zaměstnance do různých schémat svátků či pracovního času (40h, 37,5h pracovní týden a podobně), tyto asociace se dále zrcadlí v plánech.

Vraťme se však k podstatě kapacitního plánování. Jak tedy pomocí Tempo Planner zjistíme zdali máme např. dostatek vývojářů pro náš nový projekt? Řešením je dohled nad týmovou kapacitou, který Tempo PLanner nabízí:

Pro zvolený tým (A) a pohled (B) (den, týden, měsíc, kvartál) Tempo Planner zobrazí množství naplánované práce vs. pracovní čas pro každého člena týmu (C) a celkově pro daný tým (D).

Oranžově zvýrazněné buňky umožní rychlou identifikaci přeplánování zdrojů.

Nebo alternativní pohled – přímé zobrazení dostupné kapacity vývojářů pro následující týdny:

Plánování lidských zdrojů

Jedním z úkolů plánování lidských zdrojů, častokrát označovaného také jako alokace zaměstnanců, je odpověd na otázku „Kdo, kdy a na jakém projektu pracuje?”

Mnohokrát se očekává, že úkolem plánování lidských zdrojů je také zjištění, co konkrétnědělá zaměstnanec v daných projektech. To je však mylná představa – tento úkol má projektové plánování. Cílem plánování lidských zdrojů je identifikování a alokace konkrétních zaměstnanců, kteří mají potřebné schopnosti pro splnění cílů zvolených projektů a zároveň nedojde k jejich přeplánování (nebo nevyužití).

Jednotlivé alokace následně slouží i jako vstup do různých pohledů, např. kapacitního plánování, které jsme přiblížili v předešlé kapitole.

Tempo Planner poskytuje pohled také pro plánování lidských zdrojů a vypadá následovně:

Pro zvolený tým (A) a časovou periodu/pohled (B) Tempo Planner zobrazí pro každého člena týmu (C) alokace na jednotlivé dny v kalendářním pohledu (D).

V případě, že je množství naplánované práce na daný den rovný pracovnímu času, zobrazí se zelená ikona ✅. V opačném případě se zobrazí oranžový nebo červený ukazatel, který indikuje volnou dostupnost resp. přeplánovanost zaměstnance.

V tomto pohledu Tempo Planner zobrazuje také volnou dostupnost pro zobrazené týdny (E) na základě zobrazených zaměstnanců.

V neposlední řadě, pro každého zaměstnance je vypočítaná volná dostupnost (F) ve zvolené časové periodě (B). Pro další podrobnosti stačí na tuto hodnotu najet kurzorem myši a zobrazí se celková dostupnost, množství naplánované práce či dokonce suma přeplánovanosti z jednotlivých dní.

Namísto zvolení týmu (A) je možné filtrovat zaměstnance také na základě příslušnosti k roli nebo podle jmen zaměstnanců.

Na úplné zodpovězení otázky „Kdo, kdy a na jakém projektu pracuje?” stačí už jen pro konkrétního zaměstnance “rozbalit” daný řádek (A) a na časové ose se zobrazí jednotlivé alokace na úrovni projektů (či dokonce projektových úloh pokud jsou nevyhnutelné podrobnější alokace v rámci projektu):

Jak alokovat zaměstnance pomocí tempo planner?

Alokovat zaměstnance možno vícero způsoby (drag&drop style přes dialogové okno) a z různých pohledů (pohled plánování zdrojů, přímo z otevření Jira úlohy nebo z pohledu časové osy daného týmu).

Pravděpodobně nejvíc využívaný způsob je přes dialogové okno:

Alokovat zaměstnance se dá na různé entity (Jira projekty, Jira úlohy nebo dokonce projektové komponenty či verze), na jeden den nebo na dny ve zvolené periodě.

Plánovaný čas možno zadat jako počet hodin pro dny ve zvolené periodě nebo jako celkový počet. V druhém zmíněném případě se čas rovnoměrně rozloží na dny zadané periody.

Dokonce je možné zadat také opakující se alokace – na týdenní, dvoutýdenní nebo měsíční bázi.

Mezi velmi užitečné pokročilé funkce Tempo Planner rozhodně patří také možnost rozdělení zadaného pláne ve zvolený den (stačí podržet klávesu ctrl a kliknout myší na daný den).

Před rozdělením:

Pro rozdělení v zadaný den:

Jak dál?

Zaujala vás toto téma? Chtěli byste efektivněji plánovat ve vaší organizací?

Rádi Vám následně ukážeme další možnosti, jako například nastavení domovské Jira nástěnky, aby zobrazovala relevantní agendu pro každého zaměstnance na aktuální den,

nebo jak vytvořit podrobné reporty a datové exporty z alokací,

nebo jak propojit plánování s evidencí dovolených a nepřítomností, případně jinými procesy, které je také možné pokrýt v nástroji Jira – pro ilustraci zmíníme management projektových rozpočtů, nábor a odchod zaměstnanců, časové výkazy vykonané práce (podklady pro fakturaci) a mnoho jiných oblastí.

Samual Titka
Atlassian konzultant

Kontaktujte nás