Úvodní úskalí
Společně s naším dlouholetým bankovním klientem jsme úspěšně spustili Confluence – platformu pro spolupráci jeho zaměstnanců a celých interních týmů.
Protože se při zavádění vyskytla různá úskalí, rádi bychom se s vámi podělili o zajímavý příběh, a jak jinak, s dobrým koncem.
Získat rozpočet nebo rozhodné „ano“ pro zavedení nového nástroje do podniku je někdy náročný úkol.
Často se stává, že jsou již zavedeny různé jiné nástroje, které mohou zdánlivě nabízet podobnou funkcionalitu.
Není neobvyklé mít ke změně, ať už se jedná o jakoukoli změnu, předem negativní postoj.
Nebylo tomu jinak ani v tomto případě.
Banka již měla pro zaměstnance k dispozici různé nástroje podporující spolupráci, jako jsou Microsoft SharePoint, Teams, OneDrive a OneNote.
Při návrhu na zavedení dalšího nástroje pro spolupráci přirozeně panovalo mírné rozčarování a nedostatek motivace.
Jak jsme získali podporu a nadšení pro nový nástroj
Schválení a získání rozpočtu předcházelo mnoho jednání a interních prezentací nástroje pro spolupráci Confluence. Kladné stanovisko tak bylo doslova „vybojováno“. Zásluhu na tom mají v tomto případě především interní nadšenci Confluence, kteří jej již znali z jiného prostředí. Pilně prezentovali hlavní výhody Confluence, které, buďme upřímní, nakonec přesvědčily vedení, že se jedná o propracovaný nástroj s důrazem na zvýšení produktivity a spolupráce mezi týmy a zaměstnanci.
Protože máme s nástroji Atlassian, včetně Confluence, dlouholeté zkušenosti, poradili jsme klientovi s licencováním, potřebnou infrastrukturou, koncepcí nastavení oprávnění apod.
Poskytli jsme také pomoc při instalaci a propojení Confluence s nástrojem Jira, který jsme již nasazovali a spravovali. Tento krok opět posunul spolupráci a možnosti nástrojů Jira a Confluence na další úroveň.
Stránka stavu projektu v Confluence s makrem úkolů z Jira (zdroj: Atlassian.com)
Klient postupoval při implementaci Confluence obezřetně a zpočátku se rozhodl zakoupit menší počet licencí (počet uživatelů, kteří vytvářejí obsah v Confluence/editorech) – 250 uživatelů. Vzhledem k tomu, že je možné licence postupně navyšovat, jedná se o racionální krok.
Postupně se Confluence dostává do interního povědomí banky. Uživatelé, kteří v něm pracovali a připravovali různé stránky nebo dokumentaci, přicházeli s pozitivními ohlasy. Uživatelská základna se rozšiřovala. Docházelo k výměně nápadů a tipů. Klient pořádal interní školení a sezení s otázkami a odpověďmi. Netrvalo dlouho a počet licencovaných uživatelů se zvýšil.
Vzhledem k tomu, že přístup pouze pro čtení je v případě potřeby možný i pro nelicencované uživatele, Confluence se postupně stala místem, kde lze najít potřebné relevantní a aktuální informace z různých koutů banky.
V pravém slova smyslu se Confluence stával centrálním úložištěm aktuálních informací v rámci banky. Stala se tak „jediným zdrojem pravdy“. Již nebylo nutné prohrabávat se různými dalšími aplikacemi a dokumenty, sledovat jejich verze, aby bylo možné získat hledané informace.
Jak to vypadá dnes, po zhruba dvou letech používání Confluence?
Confluence se stal oblíbeným nástrojem, který je mezi uživateli doslova hitem. Mezi hlavní a často zdůrazňované výhody Confluence patří:
- kolaborativní editace → na jedné stránce (dokumentu) Confluence může pracovat více zaměstnanců najednou
- Propojování stránek → křížové odkazy mezi stránkami, vytváření hierarchie stránek, propojování s jinými stránkami, vkládání obsahu z jedné stránky na druhou
- Jednoduché, promyšlené rozhraní s intuitivním chováním
- Flexibilní správa oprávnění
- Možnost přidávat ke stránkám různé přílohy a obrázky
- Aktuální informace vždy po ruce → aktualizace stránek, sledování změn v čase, pokročilé vyhledávání
Klient se také rozhodl rozšířit možnosti Confluence instalací užitečných rozšíření, která nástroj obohacují o další funkční balíčky. V tomto konkrétním případě se jedná o následující rozšíření:
Ukázka navigačního diagramu rozšíření Page Tree Visualization
Zároveň se však klient snaží o minimální přizpůsobení Confluence, což výrazně zjednodušuje proces aktualizace Confluence, jeho správu nebo případný pozdější přechod do cloudu.
V konečném důsledku se jedná o jednoznačný úspěch. Dnes má Confluence u našeho klienta již 1300 licencovaných uživatelů a další nelicencovaní uživatelé k němu také přistupují (pouze pro čtení).
Výhody implementace Confluence
Confluence se využívá naplno, je tím pokryto mnoho oblastí. Pro zajímavost jsou to následující oblasti použití:
- KB (znalostní báze) pro procesy ITSM (service desk/help desk) → evidence známých chyb, příruček a pokynů pro zaměstnance → aktivní propojení s Jirou při zadávání požadavků nebo incidentů
- Různé týmy mají svůj vlastní prostor = místo pro spolupráci, tvorbu dokumentů.
- Popis vývojových procesů, agilní procesy
- Popis a dokumentace obchodních požadavků
- Knihovna/dokumentace pro různé aplikace
- Kompletně zdokumentované IT procesy
- Dokumenty přesunuté z MS SharePoint
- Různé interní směrnice, školení, náborové materiály/manuály
Těší nás, že náš dlouholetý klient má z používání online nástroje pro spolupráci Confluence prospěch a že s ním jsou spokojeni i samotní uživatelé a zaměstnanci.
Samuel Titka
Atlassian konzultant
Pokud potřebujete pomoc odborníků s implementací nebo nastavením systému Confluence nebo radu, jak jej co nejefektivněji používat ve vaší společnosti, neváhejte nás kontaktovat.
Naše řešení Atlassian
