Vyhledávání úloh v jira

V dnešní uspěchané době je pro každou organizaci důležité efektivně řídit a koordinovat své projekty. S tím souvisí i efektivní správa a vyhledávání úloh v nástrojích jako je Jira. V tomto článku se zaměříme právě na možnosti vyhledávání úloh v Jira a jak je využít k dosažení co nejlepší výkonnosti a efektivity v řízení projektů.

Rychlé vyhledávání

V některých případech se rychle potřebujeme dostat k určité úloze, nebo si pamatujeme jen část názvu (summary). V těchto situacích můžeme použít tzv. rychlé vyhledávání (Quick Search).

Sekce na rychlé vyhledávání se nachází v pravém horním rohu Jira a jednoduše do této sekce začneme psát to, co hledáme.

Pokud do panelu pro rychlé vyhledávání napíšeme klíč některé úlohy a zmáčkneme enter, budeme přesměrování přímo na hledanou úlohu.

Skrze Quick Search je možné vyhledávat issues pomocí klíčových slov. Ta se však musí nacházet v těchto polích:

• Summary
• Description
• Komentář

Pokud nehledáme jen jednu úlohu, ale celou množinu, která vyhovuje určitým kritériím, použijeme na vyhledávání jednoduché, nebo pokročilé vyhledávání.

Jednoduché vyhledávání

Jira má vestavěný jednoduchý mechanismus na vyhledávání issues podle různých kritérií.

Uživatel musí kliknout na Issues/Search for Issues (v anglické verzi Jira)

Pokud vidíte nápis Basic, jste v pokročilém módu vyhledávání. Jednoduše klikněte na tento nápis a systém váš přepne do editoru pro jednoduché filtrování. V něm zase vidíme možnost přepnout se do pokročilého filtrování (dostaneme se k tomu v další části tohoto blogu).

Nyní je potřeba vložit kritéria pro vyhledávání. V editoru můžete vyhledávat úlohy, které v poli obsahují konkrétní text. Názvy polí jsou zobrazené v liště pro vyhledávání. Pokud vám Jira nenabízí pole podle kterých chcete vyhledávat (např. některé custom fieldy), můžete je přidat skrze možnost More.

Dalším krokem je specifikovat hodnoty v jednotlivých polích, které se mají vyhledat. Řekněme, že chceme vyhledat úlohy z projektu “First Project”, které jsou ve statusu “To do”. Do pole Project tedy zvolíme možnost “First Project” (pokud začneme psát název projektu, Jira nabídne ty, jejichž názvy vyhovují psanému textu) a do pole status vyberem hodnotu “To Do”.

Jira poté zobrazí úlohy vyhovující našim kritériím.

Pokročilé vyhledávání

Při pokročilém vyhledávání je třeba napsat příkaz JQL (Jira Query Language), kde specifikujeme kritéria, dle kterých chceme vyhledávat. Do editoru se dostaneme stejně jako v jednoduchém vyhledávání. V tomto případě platí, že pokud vidíte nápis Advanced, jste v jednoduchém vyhledávání. Po kliknutí na tento text vás systém přepne do pokročilého vyhledávání. Tam byste měli vidět nápis Basic. Po přepnutí do Advanced módu lze vidět textové pole, do kterého zadáme JQL příkaz.

Elementy JQL jazyka:

• Název pole – uchovávají informace o issues. Mohou být různého typu (text, číslo, datum,…) př. Priorita, Status, Project
• Operátor – vyjadřují vztah mezi polem a hodnotou. Nejčastěji používané jsou: rovná se (=), nerovná se (!=), větší než (>)
• Hodnota – to jsou v podstatě data, která vyhledáváme. Např. hodnoty pro pole status mohou být “In Progress, “To Do”, “Done”,…
• Klíčová slova – slova, která mají v JQL speciální význam. Např. “AND”, “OR”.

syntax JQL vypadá zhruba takto:

Syntax JQL

<Název_pole><Operátor><Hodnota>

Opět vyhledáme úlohy z projektu “First Project”, které jsou v “To Do”, ale tentokrát pomocí pokročilého vyhledávání.

Začneme psát název pole project. Pokud je zapnutá funkce autocomplete, tak nám Jira nabídne pole, které můžeme vložit do dotazu.

Zvolíme pole project, potom nám Jira nabídne operátory (v závislosti od typu pole, pro textové pole, jako v tomto případě, nemůžeme použít operátor <,>), které můžeme použít – zvolíme “=”

Po vložení operátoru nám Jira nabídne hodnoty, které můžeme použít, v našem případě zvolíme “First Project”

Po zmáčknutí klávesy Enter nebo stisknutí symbolu vyhledávání (lupy) vpravo od pole, do kterého píšeme JQL požadavek, se spustí vyhledávání. V našem případě najde všechny úlohy v projektu “First Project” bez omezení statusu. Abychom přidali podmínku status, musíme použít klíčové slovo “AND” a připsat druhou podmínku: Status = “To Do”.

Konečný JQL výraz bude vypadat následovně:

Možnosti editoru na vyhledávání

Výsledek vyhledávání se dá zobrazit dvěma způsoby: jako “List View”, kde vidíme seznam úloh vyhovujících našim kritériím, nebo jako “Detail View”, kde máme taktéž seznam úloh, které vyhovují kritériím (v levé části okna) a po kliknutí na úlohu se otevře její náhled. Přepínat mezi zobrazeními je možné pomocí tlačítka vpravo nahoře.

“Detail View”

“List View”

Uložení vyhledávání jako filtru

Vyhledávání v Jira je obohacené o funkcionalitu uložení vyhledávání jako filtru. Možnosti filtru:

• sdílet s jinými uživateli Jira
• export vyhledávání do csv formátu

Postup pro vytvoření filtru:

• vyhledáme potřebné issues
• klikneme na Save as v horní části okna

napíšeme vlastní název filtru a klikneme Submit

Uložený filtr bude automaticky přidaný mezi vaše oblíbené

Nastavení sdílení filtru

Sdílení můžeme nastavovat jen na vlastních filtrech. Filtry můžeme sdílet s Jira skupinou uživatelů, s uživateli, kteří mají přístup na specifický projekt nebo se všemi uživateli Jira.

Prvním krokem je otevření filtru. Zvolíme Issues/Search for issues a vyberem filtr ze seznamu na levé straně obrazovky. Najdeme tam systémové filtry, oblíbené filtry (zobrazené abecedně) a možnost vyhledávat filtry.

Sdílení se nastavuje kliknutím na Details a zvolením Edit permissions

Na další obrazovce můžeme filtr přejmenovat, přidat popis, přidat/odebrat filtr z oblíbených a nastavit sdílení. Vybereme, se kterou skupinou/projektem chceme filtr sdílet a kliknutím na Add sdílení přidáme. Po nastavení všech sdílení klikneme na Save, aby se změny uložily.

Uložený filtr se dá použít na Jira dashboardu (nástěnce), kde jsme schopni zobrazovat různé statistiky.

Periodická notifikace na výsledek filtru

Jira nám umožňuje posílat periodickou notifikaci o výsledcích určitého filtru. Pokud chceme vědět, kdy se udály změny na určité úloze, přidáme se mezi jeho sledující.

Nastavení periodické notifikace:

1. otevřeme filtr, ze kterého chceme dostávat notifikace
2. zvolíme Details/New Subscription
3. vyplníme formulář na periodické notifikace
   1. zvolíme, jak často se má notifikace odesílat
   2. kdo je adresátem – jen já nebo skupina (pokud na to máme oprávnění a jsme členem zvolené skupiny)
4. potvrdíme Subscribe

Periodická notifikace odesílá maximálně prvních 200 nalezených úloh.

Díky tomuto článku byste měli být schopni lépe porozumět a využívat vyhledávací funkce v Jira, což by mělo zlepšit vaši produktivitu a efektivitu v práci s tímto nástrojem.