V posledních letech se stala práce na dálku běžnou záležitostí, takže efektivní komunikace a týmová práce mohou být výzvou.
Confluence je ideálním nástrojem (nejen) pro vzdálenou týmovou spolupráci. Nabízí řadu užitečných funkcí, jako jsou společné úpravy, sdílení dokumentů nebo sledování a zaznamenávání úkolů na jednom místě.
V tomto příspěvku na blogu vám přiblížíme, proč je Confluence tím pravým nástrojem pro práci na dálku.
Efektivní sdílení znalostí
Jedním ze základních kamenů týmové spolupráce je rychlý přístup k informacím pro každého člena týmu. Všechny důležité informace by měly být snadno dohledatelné, důsledně uspořádané a snadno aktualizovatelné.
Confluence, nástroj společnosti Atlassian, který slouží jako centrální úložiště dokumentace, může toto vše poskytnout. Jednotlivé dokumenty (nazývané stránky Confluence) lze logicky seskupovat, hierarchicky uspořádat, prohledávat, opatřovat poznámkami, sdílet, skrývat nebo porovnávat s jejich předchozími verzemi.
Do Confluence lze dokonce nahrávat soubory různých typů jako přílohy. Tímto způsobem může Confluence částečně nahradit i DMS (systém pro správu dokumentů).
Samozřejmostí je flexibilní správa oprávnění a přístupu k informacím.
Efektivní spolupráce
Nejvyšší úrovní produktivní spolupráce je editace jednoho a téhož dokumentu v reálném čase. Na obsahu požadavků, zápisů z porad, záznamů o rozhodnutích, retrospektiv a dalších typů dokumentů se tak může podílet více členů týmu současně. Uživatel okamžitě vidí kurzor a změny provedené jeho kolegy.
Uživatelé mohou upravovat stejný dokument. Vzhledem k tomu, že postupné změny jsou verzovány, Confluence poskytuje možnost porovnávat verze stránky a snadno tak zobrazit všechny změny.
Efektivní komunikace
Alfou a omegou týmové práce je komunikace.
Mnohdy nestačí o problému jen diskutovat, stejně důležité je diskuzi zaznamenat pro případnou dodatečnou analýzu nebo přehodnocení rozhodnutí. Pokud komunikace probíhá formou e-mailů, často se stává, že se řetězec e-mailů přeruší, něco se ztratí nebo se do komunikace nezapojí všichni relevantní zaměstnanci.
S Confluence je velmi snadné udržet komunikaci transparentní a dohledatelnou. Umožňuje totiž přidávat komentáře pod jednotlivé stránky a dokonce poskytuje záznam tzv. inline komentářů, které odkazují na označené části textu v dokumentu. Komentování se tak stává hrou.
Jednotlivé komentáře lze dále komentovat a později, až bude vše prodiskutováno, lze komentář archivovat jeho vyřešením.
Způsob komunikace pomocí komentářů přispívá k produktivní a transparentní spolupráci týmů lidí na dálku, kteří společně pracují na úkolech nebo vytvářejí různé sdílené dokumenty.
Efektivní upozornění a notifikace
K dispozici jsou samozřejmě také e-mailové notifikace na různé události, které jsou pro uživatele důležité. Příkladem mohou být reakce na jeho komentáře nebo příspěvky, ale také novinky z různých prostor, které uživatel sleduje, nebo úpravy webu jinými uživateli.
Uživatel se může rozhodnout, které informace jsou pro něj relevantní, a na základě toho sledovat různé stránky nebo celé prostory (pozn.: jedná se o seskupení stránek). Žádné důležité informace od kolegů nebo jiných týmů mu neuniknou.
Kromě e-mailových upozornění nabízí Confluence také upozornění „v aplikaci“ přímo v uživatelském rozhraní. Uživatel tak v podstatě vůbec nemusí opustit rozhraní Confluence a nic důležitého mu neunikne.
Efektivní personalizovaný zdroj novinek, domovská obrazovka
Domovská obrazovka Confluence zjednodušuje každodenní práci uživatelů. Poskytuje rychlý přístup k naposledy rozpracovaným nebo prohlíženým stránkám a prostorům.
Zobrazuje také aktivity ostatních uživatelů, členů týmu, takže je snadné zůstat v obraze o tom, co se děje kolem vás.
Efektivní koordinace
Koordinace většího týmu není triviální úkol. Dvojnásob to platí, pokud jsou členové týmu (nebo celé týmy) „roztroušeni“ po různých městech nebo zemích a nevidí na sebe.
Řešením mohou být takzvané týmové kalendáře v aplikaci Confluence.
Týmové kalendáře umožňují týmům zobrazit naplánované události z různých kalendářů na jednom místě. Události mohou být různého charakteru, může jít o soukromé akce, různé společné firemní akce, důležité termíny apod.
Confluence poskytuje užitečný přehled o tom, který člen týmu má naplánovanou dovolenou, kdy má být vydána nová verze produktu, který den je třeba dodat určenou úlohu nebo kdy se koná firemní večírek či školení.
Další klíčové funkce:
- může se synchronizovat s kalendáři aplikací Outlook, Google a Apple
- může importovat ICS nebo se přihlásit k odběru prostřednictvím adresy URL
- lze vytvářet vlastní typy událostí
- každý uživatel si může vybrat, které kalendáře chce zobrazovat a z kterých chce být upozorňován
- lze integrovat se systémem Jira – v kalendáři systému Jira lze zobrazit úkoly, které mají pro daný den nastaveno datum splatnosti (nebo jiná pole s daty)
- obsahuje makro pro vkládání příslušných kalendářů na stránku Confluence
Efektivní registrace a sledování úkolů
Práce na projektu, ať už se jedná o software, marketingový produkt, nasazení nového výrobního procesu atd. vyžaduje rozdělení práce na menší části – určení jednotlivých úkolů.
Aby mohl projektový tým efektivně spolupracovat, je ideální mít centrální místo, kde se tyto úkoly evidují, přiřazují a sledují.
Confluence je vhodným místem, kde se tyto úkoly zpočátku identifikují a zaznamenávají. Často ve formě odrážek nebo tabulky.
Vzhledem k tomu, že Confluence lze nativně integrovat s nástrojem Jira společnosti Atlassian, lze úkoly Jira vytvářet přímo z anotací.
Jednodušší drobné akce umožňuje Confluence zaznamenávat přímo na stránkách ve formě „Action Items“, které lze snadno přiřadit uživatelům jejich zmíněním a zadáním data také nastavit termín vyřešení. Akční položka má podobu zaškrtávacího políčka, když uživatel úkol splní, jednoduše jej zaškrtne.
V profilu může každý uživatel najít přehled takových úkolů, které vytvořil nebo které mu byly přiděleny.
Confluence vám tak přehledně umožňuje identifikovat potřebné úkoly, evidovat osoby, které za ně odpovídají, a sledovat plnění těchto úkolů.
Vedoucím týmů a projektovým manažerům tak odpadá časově náročná a frustrující práce s kontrolou stavu úkolů jednotlivými členy týmu nebo problém zjistit, na čem se právě pracuje a co je třeba urychleně řešit. Při vzdáleném řízení projektů se tyto činnosti stávají kritickými.
Slova na závěr
Confluence není jen o efektivitě. Díky jeho přívětivému uživatelskému rozhraní je psaní dokumentace nebo vytváření specifikací a označování poznámek hrou.
Flexibilita Confluence a rozšiřitelnost jeho funkcí prostřednictvím platformy Atlassian Marketplace z něj činí univerzální nástroj použitelný v celém podniku. Je to skutečně centrální úložiště informací.
Samuel Titka
Atlassian konzultant
